Was zuletzt geschah: Alexander, 45 Jahre alt und Mitarbeiter eines Herstellers für Nahrungsergänzungsmittel, stellt fest, dass es Probleme mit dem Temperaturregler im Kühlhaus gab. In stundenlanger, nervenzehrender Arbeit sammelt er alle Papierunterlagen zusammen und kommt zu dem Schluss: Es muss ein neues System her!

Die Lösung

„Ein eigenes Incident and Deviation Management-Tool (IDM) also, welches mit anderen Systemen kollaboriert”, dachte sich Alexander.

Das IDM erleichtert es, Abweichungen, Reklamationen sowie CAPA- und 8D-Prozesse effizient abzuwickeln, denn es setzt auf digitale Kollaboration. „Klingt logisch. Wir können aus dem System heraus die erforderlichen Infos nutzen und weitere Aktionen direkt anstoßen. Dazu dokumentieren wir alle Informationen ereignisbezogen und digital.” Abweichungen können erfasst und Prüfaufträge direkt im ERP-System angestoßen werden. Dabei wird auf Artikel- und Chargeninformationen aus der Warenwirtschaft zurückgegriffen. „So sind wir immer auf dem aktuellen Stand und jeder kann darauf zugreifen. Alle Ergebnisse, zum Beispiel die Prüfprotokolle, werden abgelegt und digital dokumentiert.”

Alexander wurde klar: Nicht nur er würde von einer solchen Lösung profitieren, sondern das gesamte Unternehmen.

Das musste er natürlich sofort seinem Chef, dem Geschäftsführer Martin, berichten. Er griff zum Telefonhörer und erklärte ihm aufgeregt seine Entdeckung: „Martin, ich habe die Lösung! Endlich bekommen wir ein System, mit dem wir unser Qualitätsmanagement vereinfachen. Es ist eine CAQ-Lösung, die mit einem bestimmten Modul alle nötigen Funktionen abdeckt. So können wir nicht nur Abweichung schnell und zielgerichtet bearbeiten, sondern gleichzeitig Lehren daraus ziehen und vorbeugen. So sammeln wir wertvolle Informationen, auf die wir vorbeugend aber auch bei konkreten Abweichungen zurückgreifen können. Das geht fast vollständig automatisch und wir sparen ganz viel Zeit. Obendrauf setzen wir mit der Lösung auf digitale Kollaboration, es kann also jeder Mitarbeiter im Unternehmen daran teilhaben. Das heißt, wir arbeiten besser zusammen und die Teamarbeit macht noch mehr Spaß.“

Die Enttäuschung

Was nun passierte, enttäuschte Alexander maßlos: „Klingt klasse, aber hast du mal an den Aufwand gedacht, ein solches System zu implementieren? Das kann keiner von uns stemmen. Was das außerdem kostet. Ich glaube, wir bleiben bei der altbewährten Methode.“

Enttäuscht beendete Alexander das Gespräch. Zuerst wollte er seinem Impuls folgen und dem Chef Recht geben. Denn er muss es ja wissen.

Aber nein, warum? Schließlich war Alexander absolut überzeugt von der Lösung und sicher, dass er Martin von den Vorteilen begeistern könnte…

Wie Alexander an die Herausforderung rangeht, lesen Sie im letzten Kapitel der Reihe.